Le trésorier est un acteur essentiel de la vie associative. Responsable de la gestion financière, il tient la comptabilité, suit les recettes et les dépenses et prépare les documents comptables de l’association.

Le changement de trésorier, qu’il intervienne à la suite d’une assemblée générale, d’un départ ou d’un renouvellement des bénévoles, ne se résume pas à la remise d’un classeur ou d’un mot de passe.

Une passation bien préparée permet au nouveau trésorier de prendre ses fonctions sereinement, de poursuivre le suivi comptable sans rupture et de préserver l’historique financier de l’association.

Comment organiser cette transmission ? Quels documents faut-il prévoir ? Et comment un outil comme BasiCompta® peut-il faciliter cette transition ? Tour d’horizon.

Pourquoi préparer une véritable passation ?

Dans de nombreuses associations, la gestion comptable repose sur une seule personne. Au fil des années, le trésorier développe ses habitudes, crée ses propres outils et conserve parfois des informations essentielles sur son ordinateur personnel.

Lorsqu’il quitte ses fonctions, plusieurs difficultés peuvent apparaître :

• des justificatifs difficiles à retrouver,
• des fichiers Excel incomplets ou complexes à comprendre,
• des identifiants oubliés,
• une comptabilité interrompue pendant plusieurs semaines,
• un nouveau trésorier qui manque de repères.

À l’inverse, une passation anticipée permet d’assurer la continuité de la gestion et de rassurer l’ensemble des bénévoles.

Les informations essentielles à transmettre

Même si chaque association fonctionne différemment, certains éléments méritent d’être préparés avant le changement de trésorier.

Les documents comptables

Le nouveau trésorier doit pouvoir retrouver facilement :

• Le bilan des exercices précédents,
• Le compte de résultat des exercices précédents,
• Le budget prévisionnel l’année en cours,
• Le chéquier de l’association,
• Les factures des exercices précédents
• La caisse et le fond de caisse,
• …

Les accès aux différents outils

Pensez également à transmettre les identifiants nécessaires :

• De la banque en ligne,
• Du logiciel de comptabilité,
• De la plateforme de paiement (HelloAsso,…),
• Du logiciel de gestion (Gestanet…), (à discuter)
• …

Avec un logiciel partagé, la transmission devient plus simple

Lorsque la comptabilité est tenue sur un tableur, la passation dépend souvent de la qualité des fichiers transmis… et de la capacité du nouveau bénévole à les comprendre.

À l’inverse, un logiciel de comptabilité en ligne comme BasiCompta® facilite cette continuité.
Le nouveau trésorier retrouve immédiatement :

• l’historique des exercices comptables,
• les écritures déjà enregistrées,
• les comptes comptables utilisés par l’association, (à discuter) (favoris et création des sous libellés propre à l’asso ?)
• …

Il n’est donc pas nécessaire de repartir de zéro ou de chercher (autre mot à trouver) plusieurs années d’historique.

Une prise en main facilitée

L’un des principaux bénéfices de BasiCompta® est de simplifier la transmission des connaissances.

Plusieurs utilisateurs peuvent disposer d’un accès à la comptabilité de l’association. L’ancien trésorier peut ainsi accompagner son successeur pendant une période de transition, répondre à ses questions et vérifier avec lui les premières opérations comptables.

De plus, lorsqu’un nouveau trésorier débute sur BasiCompta®, il bénéficie d’une formation collective en visioconférence, et en permanence d’un accès à une F.A.Q et des vidéos d’auto-formation en ligne.

Ceci est souvent mis en avant par les associations qui utilisent BasiCompta®.